Los 8 errores más comunes a la hora de enviar un email

  • Martes 12 abr 2016 >
  • por Equipo de Tendencias Digitales
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No, me gusta esta presentación” o “No me gusta esta presentación”. Una coma puede cambiar completamente el sentido de una enunciación. Cuando enviamos un mail, este tipo de errores suele ser de los más comunes: es que, muchas veces, contestamos mensajes apurados, en medio de otras tareas o mientras hablamos por teléfono con un tercero.

La cosa se complica más aún si tenemos en cuenta que cada vez más mails son enviados directamente desde los smartphones, donde el teclado puede ser predictivo, donde no muchas personas acostumbran a usar signos de puntuación o donde los errores de tipeo son más comunes.

De hecho, un estudio realizado por la Universidad de California asegura que el mail es el peor medio de comunicación existente y, por eso, deberíamos usarlo con cuidado: al no haber gestos ni tono de voz el mail puede generar problemas de interpretación incluso a la hora de comunicar el mensaje más trivial.

Así, una coma mal aplicada, una broma mal entendida o, incluso, la falta de respuesta a un mail puede generar una cadena interminable de mensajes, que no logran más que hacernos perder el tiempo y ser menos productivos: sólo el hecho de recibir un mail genera una interrupción tras la que se tarda un promedio de 64 segundos en volver a concentrarse. 

Según un informe de la consultora The Radicati Group, en 2015 se mandaron en todo el planeta un total de 205.000 millones de mails por día.

Pero, ¿cómo frenar esta “mailocracia? Un primer paso sería tratar de evitar los errores más comunes a la hora de escribir un mensaje: 

  • Mejor pararse o llamar por teléfono: No enviar correos electrónicos a personas que estén en la misma oficina. En estas ocasiones, es mejor levantarse, estirar las piernas y acercarse al escritorio del compañero para charlarlo cara a cara. Lo mismo sucede con personas a las que se pueda llamar por teléfono y resolver el asunto en forma inmediata. Así lo recomienda Monica Seeley, en su libro “Brilliant Email“.
  • Ortografía: Muchas veces, le damos “send” a un mail sin antes releerlo. Además de comprometer la imagen del profesional que lo envía, los errores de ortografía pueden generar malos entendidos y errores de interpretación.
  • Adjuntos: Redactar un mail y presionar el botón de enviar antes de adjuntar el archivo es más común de lo que se cree. Parece obvio decirlo, pero también hay que tener cuidado con el archivo que se adjunta y no enviar algo que jamás queríamos que viese el destinatario.
  • Claro y conciso: En los mails la brevedad suma. Tratá de no dar demasiados rodeos en la redacción: es mejor ser directo y preciso. Incluso, muchos especialistas recomiendan comunicar el mensaje en una sola línea. El mail no es para conversar.
  • El “Asunto”, un asunto importante: Al subject se le debe dar la misma importancia y atención que al resto del correo. Es un campo relevante que no hay que olvidar de completar y que se debe elegir con mucho cuidado. El receptor suele priorizar la lectura de sus mensajes en base a los asuntos de los mismos. Funciona como los títulos de las noticias en los diarios: un título que despierta interés, garantiza la lectura…
  • Multitudinarios: Analizar si el mail está dirigido a las personas que tienen relación con el asunto. Copiar a personas que no tienen nada a ver con el tema es innecesario y genera molestias incluso para el remitente que recibirá muchas respuestas de vuelta.
  • Irrelevantes: Mandar mails que no tienen un contenido importante es una pérdida de tiempo para todos. Evitar, entonces, los correos cuya única intención es por ejemplo “cubrirse la espalda” o alardear.
  • Respuestas innecesarias: Evitar responder “ok”, “gracias” o “recibido”, a menos que sea absolutamente necesario.

Foto: Shutterstock



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Equipo de Tendencias Digitales

Somos el equipo de producción de contenidos de Tendencias Digitales, el primer blog corporativo de una empresa de servicios públicos en la Argentina. Desde 2007 analizando tecnología, empresa y sociedad en la era de los medios sociales. Hoy, integrado en Planeta Telefónica.
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