Algunas aplicaciones y plataformas para la gestión de trabajos en equipo

  • Lunes 29 jun 2015 >
  • por Equipo de Tendencias Digitales
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Desde que palabras como “home office”, “teletrabajo”, “audio” o “videoconferencia” empezaron a poblar el lenguaje de grandes y pequeñas empresas, quedó claro que la revolución digital no se detuvo a la hora de modificar cómo, cuándo y con quiénes trabajamos.

Muy por el contrario, las nuevas tecnologías de información y comunicación cambiaron y siguen cambiando de raíz la relación que los seres humanos tenemos con nuestras ocupaciones profesionales.

Y en esta transformación, aparecen cada vez más y mejores  herramientas que ayudan en la rutina laboral y que acortan distancias, simplifican las comunicaciones y facilitan de manera definitiva el trabajo colaborativo entre personas que pueden no haberse visto nunca las caras o vivir a miles de kilómetros de distancia unas de otras.

Distintas utilidades

Planificar cómo será la semana de trabajo, compartir archivos para que varios accedan a ellos desde cualquier lugar, cronometrar los horarios de descanso para evitar la fatiga mental, reflejar fiel y rápidamente los temas principales que se tocaron en una reunión… Las metodologías de trabajo han cambiado y las aplicaciones han sido de gran ayuda para este proceso.

En primer lugar, herramientas como Dropbox o Google Drive permiten compartir archivos entre varias personas y que cualquiera pueda modificarlos, logrando que un equipo organice mejor sus tareas, optimice los tiempos, aumente la colaboración y garantice el acceso inmediato de todos sus miembros a una misma información.

Además, estos programas permiten que los documentos compartidos sean abiertos en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, lo que optimiza el tiempo personal de cada participante.

Trello es otra herramienta para llevar a cabo proyectos laborales de manera estructurada y eficiente, ya que permite compartir ideas, además de documentos.

Tiempos, prioridades y responsables

Asana es de mucha utilidad a la hora de llevar adelante propósitos en equipo. Esta aplicación, gratuita para un máximo de 15 personas, ofrece herramientas de gestión para que cada integrante sepa qué tarea desarrollar, cuáles son las fechas límite y a qué prioridades le debe dar importancia.

Y si el grupo necesita compartir documentos, notas, fotos o videos, puede hacerlo utilizando Live Minutes, una aplicación que permite hacer todo lo mencionado en tiempo real y sincronizarlo con el smartphone.

Comunicación interna

A la hora de hablar de soluciones para la comunicación interna de grandes corporaciones, Yammer es una herramienta elemental, que cuenta con más de 8 millones de usuarios corporativos y es utilizada a nivel global por muchísimas empresas e instituciones… entre ellas Telefónica, claro.

También está Slack, una buena opción para integrar diversas herramientas y plataformas de gestión de proyectos o de comunicación, tales como -por ejemplo- Skype, Dropbox, Google Docs, Dropbox, GitHub, Twitter, Grashlytics (informes de error), ZenDesk, Wufoo (formularios), Nagios, Trello, Heroku, Hubot, o Travis, entre otros.

Todo lo cual, claramente, se transforma en un beneficio diferencial para equipos que están distribuidos en distintas partes del mundo y que requieren de una información inmediata sobre qué está llevando a cabo cada persona, en qué punto del proyecto y con qué objetivos.

Seteando la agenda

Doodle es un mecanismo simple y fácil para organizar fechas y horarios de reuniones ya que permite a los integrantes votar la mejor opción para llevar adelante el encuentro (que puede ser personal o virtual).

Minutes, por su parte, permite plasmar las ideas y temas principales que se tocaron en esa reunión y se registra de manera rápida, lo que permite a una persona que no presenció el encuentro estar al tanto rápidamente de los temas tratados.

Para organizarte mejor

Evernote es una aplicación que se puede utilizar como agenda y en la que se puede guardar de todo, y no exageramos: música, archivos, notas, imágenes, canciones, recordatorios y más; y todo se puede sincronizar directamente con el smartphone.

Todoist también sirve para todo lo que hay por hacer diariamente y permite que el celular y la computadora estén sincronizados entre sí.Notification Reminder, por su parte, es una agenda práctica y fácil de usar que nos permite realizar recordatorios en un horario específico y añadir comentarios sobre ese evento creado.

Como se ve, entre aquellas antiguas “secretarias” que tomaban notas, organizaban agendas y pasaban mensajes, y estas nuevas asistentes tecnológicas, que caben en un celular, comunican con precisión y en instantes y tienen memorias perfectas, ha habido una verdadera revolución.

Un cambio profundo que para muchos recién comienza, y que en poco más de una generación sepultó para siempre en el olvido los viejos modelos laborales en los que se marcaba tarjeta y todo el mundo de la oficina cabía en el marco de cuatro paredes y una máquina de café.

Imagen: @Bohed, distribuida con licencia CC0 1.0.



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Equipo de Tendencias Digitales

Somos el equipo de producción de contenidos de Tendencias Digitales, el primer blog corporativo de una empresa de servicios públicos en la Argentina. Desde 2007 analizando tecnología, empresa y sociedad en la era de los medios sociales. Hoy, integrado en Planeta Telefónica.
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