“Mailocracia” en alza: ¿es posible reducir el tiempo dedicado a los mails?

  • Martes 29 mar 2016 >
  • por Equipo de Tendencias Digitales
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Si bien comenzaron siendo una solución, el constante intercambio de los correos electrónicos puede convertirse en una “mailocracia“. Es decir, una supremacía de mails que se multiplican y multiplican sin cesar. Un auténtico dolor de cabeza, para los usuarios y para las empresas.

A diario circulan por nuestras bandejas de entrada y de salida cientos de mails, de los cuales sólo una pequeña parte son realmente relevantes para nuestro trabajo. ¿Cuál es el motivo por el que intercambiamos tantos? ¿Con quiénes nos escribimos más? ¿Para qué? ¿Es productivo? ¿Cuántos de esos intercambios se podrían evitar? ¿Existen otras herramientas tecnológicas para solucionarlo?

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Números que abruman

Según un informe de la consultora The Radicati Group, en 2015 se mandaron un total de 205.000 millones de mails por día. Repetimos: 205 mil millones (el 205 seguido de nueve ceros), por cada día del año.

A ver, como para tener una mínima noción de lo que significa ese número. Si cada mail enviado durante cada día de 2015 equivaliese a un milímetro, con la distancia acumulada (205.000 millones de milímetros, o sea 205.000 kilómetros) podríamos dar nada menos que 5,1 vueltas al mundo por la línea ecuatorial. O bien, recorrer poco más de la mitad (el 53%) de la distancia que nos separa de la Luna. Y eso, cada día, recordémoslo.

Y ya que estamos… ¿cuántos mails se enviaron durante todo 2015? Una cifra que excede cualquier imaginación: 74,8 billones de mails. Casi 75 millones de millones de mails.

¿Se capta mejor? Estamos ante cifras literalmente astronómicas, que abruman, y que prometen seguir creciendo: se espera que en 2019 la cantidad de mails enviados por día llegue a 246.000  millones.

Si bien se trata de una herramienta de comunicación gratuita, para las empresas no lo es tanto. El proceso de abrir un mail, leerlo y responder cada mensaje lleva unos minutos. Multiplicado por cientos de veces, puede llegar a consumir toda una jornada laboral o, al menos, buena parte de ella.

De hecho, un estudio de la Universidad de Loghborough, Inglaterra, impulsado y dirigido por el profesor Thomas Jackson, reveló que los correos electrónicos le cuestan a las empresas entre 10.000 y 15.000 dólares por empleado al año, y hasta puso a disposición una suerte de “calculadora online” para que cada compañía, de acuerdo con la cantidad de empleados, salario promedio por año y otras variables, pueda calcular el costo que le supone anualmente la gestión del tsunami de mails que sus empleados deben leer, redactar o responder día tras día.

Por este motivo, ya son varias las compañías que decidieron limitar el número de correos electrónicos que deben enviar sus empleados y prefieren que dialoguen directamente entre ellos. Ferrari, French IT y Halton Housing Trust son algunos ejemplos.

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Aprender a enviar mails

El problema no es nuevo. Ya en 2007 Mike Song advertía en su libro “La invasión de los emails” que el correo electrónico estaba aumentando de manera incesante en las empresas, y que eso se traducía en una pérdida de productividad. La solución era capacitar al personal no sólo para disminuir la cantidad de mails que envían por día, sino también –y sobre todo- para mejorar su calidad.

Es que, muchas veces, en el apuro por enviar un mensaje no volcamos toda la información necesaria, no redactamos en forma clara o no elegimos el “Asunto” correcto. ¿Quién no se olvidó nunca de adjuntar el documento antes de apretar el botón de send? Estos errores u omisiones hacen que, lo que empezó siendo un único mail, se transforme en una cadena de cuatro o cinco mensajes.

Los motivos por los que se envía un mail también pueden ser contraproducentes. En su artículo  “¿Hay vida después del mail? Sí, y es increíble”,  Scott Berkun menciona dos razones por las cuales se envían muchos mails molestos en el ámbito laboral. La primera, para cubrirse la espalda. Es decir, enviar un mail a decenas de personas sencillamente para que nadie pueda decir que no fueron informados. El segundo motivo, para alardear, para demostrar que están trabajando duro.

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¿Cómo frenar este tsunami?

Además de las alternativas más sencillas como utilizar más el teléfono, conversar cara a cara u organizar mini-reuniones periódicas, existen varias soluciones tecnológicas que nacieron para reemplazar al mail. Plataformas como Slack, Asana o Yammer se presentan como una buena alternativa.

Joincube (que en 2012 fue una de las startups aceleradas por Wayra Argentina) también permite mejorar la comunicación y la productividad del equipo. Se trata de una red social corporativa, basada en el concepto de gamification, mediante la cual se pueden enviar mensajes privados, compartir documentos, imágenes y videos, y asignar tareas. Además, motiva al equipo en base a recompensas virtuales sobre actividades y resultados positivos para la empresa.

Mientras los mails se consideran como mensajes más oficiales o institucionales, estos sistemas son más informales, permitiendo enviar mensajes cortos y rápidos dentro de distintos grupos, abiertos a toda una empresa o sólo entre un equipo.

Otras opciones son los chats, las videoconferencias web, los chats de redes sociales o, incluso, las plataformas de mensajería de los smartphones.

Lo cierto es que las alternativas pueden ser múltiples. Y, de seguro, algo deberemos hacer como para no pasarnos el primer día (o los primeros) luego de nuestras vacaciones leyendo los mails que se acumularon en nuestra bandeja de entrada.

Lejos quedó la época en que aquello que dio nombre a una película romántica de fines de los años 90 (“You’ve got mail“) era algo simpático y una novedad tecnológica que de a poco entraba en el mundo de las relaciones amorosas.

Hoy, y a menos que hagamos algo, corremos el riesgo de no ver ese mail que podría cambiarnos la vida, sepultado en el alud de la correspondencia virtual, el spam… y otras consecuencias de la hipermasificación de eso que, alguna vez, fue una solución.



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Equipo de Tendencias Digitales

Somos el equipo de producción de contenidos de Tendencias Digitales, el primer blog corporativo de una empresa de servicios públicos en la Argentina. Desde 2007 analizando tecnología, empresa y sociedad en la era de los medios sociales. Hoy, integrado en Planeta Telefónica.
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